catialimafernandes

PROBLEMAS COM FORNECEDORES? E AGORA? COMO RESOLVER? O QUE FAZER?

              Considere as seguintes situações:

1)      Evento público:

Você é o produtor de eventos de um setor cujo gerenciamento é público e vai organizar com fornecedores a execução de uma demanda. Já se sabe que nesses casos as empresas prestadoras de serviços, equipamentos e produtos são contratadas através de orçamentos com o menor preço, ou, dependendo do valor da contratação, participando de modalidades licitatórias, o que vai definir o fornecedor é sempre o menor valor. A contratação direta só poderá acontecer quando houver inviabilidade de competição, (notória especialidade), ou seja, apenas uma empresa possui aquele serviço, equipamento ou produto específico, o que não é o caso desta situação. Se por algum motivo o fornecedor que venceu a concorrência for inabilitado, o segundo fornecedor de menor preço deverá executar e assim por diante.

  Isso quer dizer que qualquer pessoa interessada em participar que tenha como executar o pedido e se enquadre com a documentação necessária poderá concorrer, assim corre-se o risco de contratar profissionais de ética e conduta discutível.  

  Depois de todo o procedimento orçamentário, valor empenhado, contrato assinado, todos os detalhes previamente combinados, chega o dia do evento e o fornecedor apresenta o serviço com qualidade totalmente inferior ao que foi contratado, colocando em risco a credibilidade e execução do evento. E agora?

2)      Evento com bilheteria:

 Você foi contratado para produzir um show, neste caso a iniciativa é privada e diferentemente de um evento público, os fornecedores são selecionados pelo contratante de acordo com suas preferências e interesses (preço, confiabilidade, qualidade, local, outros).  Para montar toda a estrutura de sonorização, iluminação e cumprir o rider da banda que vai se apresentar, foi escolhida a empresa “Curto Circuito” que por sua vez, não cumpriu todo o rider e ficaram faltando alguns itens obrigatórios, ao ligar para o fornecedor percebe que o telefone do mesmo está desligado, vai até a empresa e não encontra o responsável, fala com o contratante e ele simpaticamente sugere que você “dê o seu jeito”, a banda, por sua vez, recusa a se apresentar sem os itens previstos no rider. Como você resolve esta situação?

3)      Evento fechado:

Aniversário de 15 anos, você é o cerimonialista, ficou responsável pela indicação dos serviços e equipamentos de todos os fornecedores. Contratou uma empresa de buffet de acordo com o budget (orçamento) do cliente, pagou 50% de sinal e um dia antes do evento depositou o restante, conforme exigência da maioria dos fornecedores para este tipo de evento. Dia da festa: o buffet não aparece, você liga e o fornecedor informa que está em outra cidade devido a uma situação particular emergencial e não poderá executar o serviço. O cliente por sua vez diz que não tem orçamento para contratar outro fornecedor, conclusão: barraco, gritaria e confusão, quer o dinheiro de volta, vai processar, pressão total em cima do cerimonialista e a solução não aparece... O que fazer?

A SOLUÇÃO: NETWORKING E BACKUP

  As três situações citadas acima são baseadas em fatos reais e podem comprometer não somente a realização do evento, como também a reputação e carreira do profissional de eventos caso ele não saiba o que fazer ou como se comportar diante dos problemas. É de extrema importância que todo produtor de eventos tenha em seu cadastro uma gama de profissionais e fornecedores de confiança em diversas áreas. Conhecer bem o fornecedor e sua linguagem, falar abertamente, fazer visitas técnicas ao seu ambiente de trabalho fazem parte do desenvolvimento de um bom networking (rede de contatos profissionais) que fará toda a diferença. Confiança e amizade construídos ao longo de uma sequência de eventos bem sucedidos indicam que o seu fornecedor pode ser também um parceiro, ter com quem contar em qualquer episódio vai te levar a uma zona de conforto maior, mas até mesmo o seu melhor fornecedor pode passar por uma situação de imprevisto e em algum momento não conseguir cumprir o que foi tratado, por isso é tão importante ter mais de um fornecedor dos mesmos serviços, produtos e equipamentos, fazendo sempre um intercâmbio entre os dois, afinal quem tem um, não tem nenhum.                                              

  A arte de contornar problemas é uma das principais atribuições de um produtor, portanto bons contatos fazem parte das soluções, além disso esteja sempre bem equipado para quaisquer emergências, tenha sempre consigo um telefone com créditos para fazer quantas ligações forem necessárias, internet conectada, máquina fotográfica, filmadora, e o mais importante... faça backup de contratos e documentos importantes como especificação de pedidos, horários, tudo o que foi combinado, troca de emails  e outros, facilitando o acesso evitando assim informações desencontradas.

“SOCOOORRO E AGORA? ”

  O primeiro caso trata de uma gestão pública, o que torna a resolução de problemas um tanto complexa, envolve política e muitas pessoas, não cabe somente ao produtor de eventos a tomada de decisões,  ele poderá sugerir, mas antes que qualquer medida seja tomada deverá se dirigir hierarquicamente ao seu superior e aguardar orientações sobre o que fazer, muitas vezes as decisões demoram a chegar e nem sempre são as mais sensatas, certifique-se que está documentado em relação ao que foi pedido, fotografe e filme o que está sendo apresentado, registre a situação através de relatório, evite discussões e “bate bocas”, tenha sempre junto a você uma pessoa de confiança, assistente ou coordenador, alguém que possa testemunhar o que está acontecendo.  Quanto mais o tempo passa mais difícil minimizar o problema. Tomar uma decisão por conta própria é muito arriscado e pode agravar o problema, a menos que você tenha autonomia para fazê-lo, e até nisso vai precisar de muita cautela, pense bem, analise toda a situação, não entre em pânico, não é culpa sua, afinal, como já foi dito, as contratações feitas pela gestão pública implicam o menor preço e nem sempre a melhor qualidade, alguns problemas não são facilmente contornados e o evento fica comprometido. Dicas:

- Se o evento já está em andamento: o jeito é lidar com a questão mantendo a calma sempre, não precisa fazer alarde, falar alto e nem se indispor com ninguém.

- Cancelamento da contratação: Não é tão simples quanto parece, é preciso seguir protocolos e procedimentos burocráticos, se fizer isso esteja certo de que está totalmente documentado para argumentar e provar que o referido fornecedor não cumpriu o contrato, verifique se está realmente autorizado a fazê-lo.

   Dependendo das condições do serviço, equipamento ou produto pode ser melhor não ter, uma laranja podre contamina todas as outras, de repente os outros fornecedores do evento acabam prejudicados e influenciados pelo que é ruim. Sabemos que uma coisa não substitui a outra, mas às vezes é possível dar mais ênfase ou mudar o foco e atenção do público, buscando soluções interativas. Já presenciei uma convenção onde a principal ferramenta do palestrante era o projetor que deu um defeito no meio do evento, embora tivesse sido testado inúmeras vezes. O palestrante criou uma interatividade com o público enquanto o mesmo era trocado, no final do evento ninguém lembrava do defeito do projetor e sim da brilhante interatividade feita durante a palestra.

- Contratações emergenciais: Cuidado! Qualquer contratação que será paga com o dinheiro público precisa ser previamente empenhada em nome do fornecedor, não é só ligar e contratar, existe todo um processo, certifique-se e mais uma vez, documente-se caso receba essa orientação. Ter um coringa na manga como um patrocinador disposto a pagar por um fornecedor emergencial também pode ser uma boa sugestão, mas fique atento, patrocinadores querem sempre uma contrapartida, certifique-se que poderá cumprir.

- Identificar o problema com antecedência: nesses casos, se for uma montagem de equipamentos pode pedir que a mesma seja feita um ou dois dias antes do evento, até mais se for o caso, através da vistoria prévia poderá evitar problemas, e medidas cabíveis serão tomadas através de reuniões e decisões conjuntas sem prejudicar o andamento do evento.

“AI MEU DEEEEUS, COMO RESOLVER???”

  O segundo caso é bem mais fácil de resolver, mas só vai funcionar se você tiver uma carta na manga, como um fornecedor disponível que possa colocar os equipamentos que estão faltando no rider, além disso vai precisar ser cuidadoso para que as duas empresas não entrem em conflito. A questão orçamental também vai influir pois o contratante terá que pagar a mais por estes equipamentos, a contratação em cima da hora geralmente é mais cara. O contratante deverá se entender com o fornecedor e chegar a um acordo.

  Além disso marque no seu telefone as ligações não atendidas do fornecedor que não cumpriu o contrato, envie e-mails e insista antes de contratar outra empresa, normalmente nesses casos uma desculpa comum é que não recebeu o rider da banda ou que o mesmo estava incompleto, é melhor você verificar bem todos os documentos enviados e recebidos, também a caixa de spam, sempre que enviar um email certifique-se que a pessoa o recebeu. E lembre-se: o que vale é sempre o que está escrito.

“A FESTA CAIU, O QUE FAZER? ”

  Eventos fechados como aniversários, bodas, formaturas, casamentos entre outros, precisam de muita dedicação, a começar pela escolha dos fornecedores que é primordial e deve ser feita com bastante antecedência e avaliada em seus mínimos detalhes, é preciso se colocar na posição do cliente e pensar que o momento do acontecimento do evento é mais do que especial, é único e ficará para sempre em sua história de vida, portanto os erros são imperdoáveis, já que estamos falando de fantasias e da satisfação pessoal de quem contrata este tipo de festa.

  Episódios como problemas no buffet são relatados diariamente em sites de relacionamentos com indignação e repúdio por vítimas de golpes inescrupulosos ou empresas que visam somente o lucro e não tem nenhum tipo de compromisso e consideração.

  No estudo do caso relatado, estamos falando de um fornecedor que não apareceu para prestar o serviço de buffet, não avisou previamente e no dia do evento alegou uma emergência, para que este argumento tenha algum efeito, além de responder judicialmente, ele terá que provar a tal emergência e ser submetido a multa por quebra contratual e todo o desgaste do inconveniente, o que for previsto em lei, além de devolver o dinheiro já pago pelo serviço. Muita gente na hora da contratação confiando no fornecedor “gente boa”, paga e não pega nem um recibo, por mais confiável que aparente temos que ser profissionais, “amigos, amigos, negócios a parte”, se não houver um contrato da prestação do serviço o cliente poderá perder definitivamente o dinheiro num caso como este, e o cerimonialista que indicou e contratou vai ter que se virar com os custos ou se queimar de vez deixando o cliente na mão. Agora, se estiver respaldado poderá contar com a devolução do dinheiro e assim contratar um outro serviço com um fornecedor que se disponha a executar na correria e no improviso, naturalmente que perderá um pouco da qualidade por se tratar de uma emergência, vai colocar o que tiver no estoque e o que der para comprar em cima da hora, de forma que salve a festa deste cliente e atenda da melhor forma possível. Poderá também, dependendo do grau de confiabilidade pagar com um cheque caução ou negociar um parcelamento.

Fica a dica: Se você não conhece bem o fornecedor procure referências de outros serviços que ele tenha executado com excelência, tempo de existência da empresa no mercado,  peça documentos que confirmem a existência da mesma como contrato social, certidões negativas, pesquise na internet,  e no caso de dúvida, não contrate!