De repente você abre o jornal e se depara com o seguinte anúncio:
Precisa-se de Produtor de Eventos. Aí, pelo fato de simpatizar com a área,
achando que “Tudo é Festa” e já ter ajudado naquele evento da faculdade, se
acha habilitado para a função, se intitula “Produtor”, prepara um currículo e
vai. Ao ser contratado, para sua surpresa, se depara com questões como:
contratação de artistas, hospedagem, fornecedores, funcionários, sonorização,
iluminação, geradores, montagem de palco, camarins, alimentos e bebidas, plano
de divulgação, venda de ingressos, controle de entrada e saída, esquema de segurança,
imprensa, patrocinadores, área VIP, transporte, estacionamento, documentação,
pagamentos, ufa... ainda tem mais? Tem
sim... vai distribuir as funções, fazer um planejamento, check list, cronograma...
Totalmente perdido, não sabe nem por
onde começar, as cobranças apertam e fatalmente você se vê no meio do caos.
Mas afinal,
o que é preciso para ser um Produtor de Eventos? Assim como em qualquer
profissão, o que vai determinar a facilidade ou dificuldade é a expertise, o
domínio do assunto, saber planejar a missão, habilidade para fazer acontecer. Não
basta só ter boa vontade, tem que ter comprometimento, conhecimento e acima de
tudo o “olhar” do bom senso.
A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO
Assistindo
uma aula da professora Elsa Costa, que ministra o curso de Produção Executiva
de Eventos (PET) pelo Instituto de Artes e Técnicas em Comunicação (IATEC), ela
ensina que o produtor é na verdade um facilitador, e faz todo sentido: visto
que a palavra PRODUÇÃO deve ser interpretada como sinônimo de PLANEJAMENTO, o
que simplifica todas as operações previstas. Uma vez planejadas todas as etapas
que antecedem o evento, as mesmas deverão ser fielmente executadas a seu tempo.
O produtor deve elaborar várias perguntas (Quem? Onde? O que? Quando? Por que?
Como?) a fim de montar uma lista de atividades a serem providenciadas e checadas,
o check list , além de fazer um
cronograma que é o demonstrativo do
início ao término das diversas fases do processo operacional, dentro do tempo
previamente determinado.
Quando não há previsão da operação, medidas
vitais não são tomadas, inviabilizando assim, que determinada questão seja
resolvida. Todo planejamento leva você há uma zona de conforto, é a etapa
inicial que deve ser executada pelo profissional de eventos.
HABILIDADE
Nem sempre as suas ideias serão aprovadas, então tem que aprender a
aceitar outras opiniões se adequar e ser flexível. Ainda tem as exigências e
questões políticas entre clientes e fornecedores, aí é que entra a sua habilidade
e criatividade para administrar este tipo de situação. Você pode apresentar
soluções práticas e seguras para determinado evento, que serão satisfatórias
para todos, mostrando a necessidade de algumas providências ou contratações
indispensáveis, sem deixar para última hora. O ideal não é trabalhar para
resolver problemas e sim trabalhar com antecedência para não ter problemas. Outra questão importante é o desafio de tornar
qualquer evento rentável, então não adianta “viajar na batatinha” querendo
gastar mais do que o previsto no seu budget
– orçamento. A previsão orçamentária
também passa pelo crivo do produtor de eventos que deverá montar uma planilha
de despesas e apresentar previamente ao cliente. Se o momento é de contenção de
despesas devido à crise que assola o país, você vai ter que ser realmente
criativo e buscar soluções, propondo parcerias, ações e muitas vezes até captar
patrocinadores e investidores, é isso que vai fazer a diferença.
COMPROMETIMENTO
Amar o que faz é sem dúvida importantíssimo. Quando temos a boa vontade e
disposição de fazer, com garra e comprometimento, além de paciência para
resolver questões complicadas sem ficar de mal com a vida, já é um caminho. O
dia a dia de uma pessoa envolvida com eventos é de quase 100% do seu tempo
ligado ao trabalho, o telefone e as mensagens não param, a responsabilidade é
muito grande, é você quem dará as ferramentas corretas e o suporte à sua
equipe, portanto, seja gentil e educado. Ter voz de comando não significa fazer
grosserias e histerismo. Assim, esteja comprometido e feliz com o que está
fazendo, certo de que é realmente isso o que deseja, mas lembre-se: apenas boa
vontade não é suficiente para produzir um evento.
CONHECIMENTO
Inteligência todo mundo tem,
mas precisa ser constantemente alimentada e reciclada com novas informações.
Estar por dentro do que acontece no mercado de eventos, lançamentos de equipamentos,
tecnologias, mecanismos das mais diversas áreas surgem todos os dias, e por
isso o produtor de eventos tem que estar antenado, é indispensável noções
básicas de programas de texto, planilhas, receber e enviar imagens e anexos, fazer
pesquisas na internet e ter meios de comunicação eficientes. A pessoa que pretende trabalhar com eventos
precisa saber um pouco de cada área envolvida, afinal, quem não sabe fazer, não
sabe mandar. Acesso a livros e revistas
ligados a produção e todos os setores vinculados são indispensáveis, assim como
participar de palestras, fazer cursos, conversar com profissionais experientes,
enfim, buscar adquirir conhecimentos, aprimorar-se é um fator fundamental para
esta profissão. Quanto mais qualificado, melhor!
O BOM SENSO: OLHAR COM OS OLHOS DE VER
A expressão “Olhar com os
olhos de ver” é muito comum em obras literárias, geralmente usada para
contemplar obras de arte, mas aqui aplicada a produção de eventos a expressão vai
além da contemplação e se refere especificamente à observação, que é uma
ferramenta de trabalho fundamental. Olhar com os olhos de ver se refere a
alcançar mais longe, conseguir distinguir o que é importante num contexto em
determinado momento. Muitas vezes nos habituamos a olhar sempre na mesma
direção com perspectivas cômodas sem pensar que existem outras formas variáveis
e quão equivocados podem ser nossos julgamentos, se olharmos de baixo para cima
tudo parece muito grande e se olharmos de cima para baixo tudo parece pequeno,
mas o que você está vendo?
Através da observação podemos
aprender muito, avaliar situações e comportamentos, ações e reações e assim
tirar conclusões através da experiência. Iniciar uma observação implica num
exercício de organização de projetos, conhecendo a realidade e a que se refere.
A pessoa que aprende a observar carrega consigo uma bagagem além dos livros,
ali, naquele momento ela poderá identificar erros e acertos de uma produção,
por isso é importante buscar visitas técnicas aos mais variados eventos e
atividades de produções onde poderá ver o que, e, como acontece, obter
referências práticas, fotografar com a mente, reparar detalhes e se preparar
para a sua própria jornada. Em muitas questões e tomadas de decisões não cabem
regras e paradigmas, o que prevalecerá é o bom senso que você desenvolveu a
partir das suas observações.
“Só se vê bem com o
coração. O essencial é invisível aos olhos”
Antoine Saint-Exupéry (piloto,
ilustrador e escritor – autor do livro O Pequeno Príncipe).
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